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handbuch:06._menuegruppe_allgemein:02_-_menue_nachrichten_-_e-mails_versenden_und_aufgaben_uebertragen

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handbuch:06._menuegruppe_allgemein:02_-_menue_nachrichten_-_e-mails_versenden_und_aufgaben_uebertragen [2014/04/11 10:53] (aktuell)
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 +===== Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen =====
 +
 + Wenn Sie im Menü auf //​Nachrichten//​ klicken, gelangen Sie zum papaya-internen Nachrichtensystem. Verschicken und lesen Sie E-Mails oder übertragen Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter.
 +
 +==== In diesem Kapitel erfahren Sie ====
 +
 +  * wie die [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​gui_nachrichten|Benutzeroberfläche des Menüs Nachrichten]] aufgebaut ist,
 +  * wie Sie Aufgaben an Mitarbeiter [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​aufgabe_hinzu|übertragen]],​ [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​weiterleiten|weiterleiten]] sowie [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​aufgabe_loeschen|löschen]] und
 +  * wie Sie E-Mails [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​nachricht_erstellen|versenden]],​ [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​nachricht_weiterleiten|weiterleiten]] und [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​nachricht_loeschen|löschen]].
 +
 +==== Benutzeroberfläche des Menüs Nachrichten ====
 +
 +Wenn Sie im Menü auf //​Nachrichten //klicken, können Sie zwischen Aufgaben, Posteingang,​ E-Mails versenden und Papierkorb wählen. Je nachdem, welchen Punkt Sie gewählt haben, werden die entsprechenden Fenster geöffnet.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten-menue.png?​
 +
 +=== Fenster Aufgabenliste ===
 +
 +Das Fenster //​Aufgabenliste //öffnet sich, wenn Sie im Menü //​Nachrichten //auf //Aufgaben //klicken. Es zeigt Ihnen die Aufgaben in der Reihenfolge,​ in der sie Ihnen zugewiesen wurden, wobei die älteste Aufgabe oben erscheint. Die Liste ist aufgeteilt in Titel und Kommentar der Aufgabe, Priorität, Deadline-Datum sowie Webseite, die mit der Aufgabe verbunden wurde.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_aufgabenliste.png}}
 +
 +Table 6.1. Icons im Fenster Aufgabenliste
 +|{{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​sign-info.png}} |normaler Status der Aufgabe |
 +|{{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​sign-warning.png}} |Aufgabe ist dringend |
 +|{{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​sign-problem.png}} |Aufgabe ist überfällig |
 +|{{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-high.png}} |Aufgabe hat hohe Priorität |
 +|{{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-highest.png}} |Aufgabe hat höchste Priorität |
 +|{{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​page-created.png}} |öffnet das Menü //​Ändern//,​ um die Seite zu bearbeitenWeitere Informationen zum Bearbeiten einer Seite finden Sie im [[Handbuch:​07. Menügruppe Seiten:03 - Menü Ändern - Seiten für Ihren Webauftritt erstellen#​eigenschaften_aendern|Menü Ändern]]. |
 +
 +=== Fenster Posteingang ===
 +
 +Das Fenster //​Posteingang //öffnet sich, wenn Sie im Menü //​Nachrichten//​ auf //​Posteingang//​ klicken. Es zeigt Ihnen Ihre empfangenen E-Mails in der Reihenfolge,​ in der Sie die E-Mails erhalten haben, unabhängig davon, ob Sie die E-Mail gelesen haben. Die Liste ist aufgeteilt in Betreff und Absender sowie Zeit. Wenn Sie auf das Icon {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​mail-new.png}} oder {{figure:​icons_papaya:​16x16:​items:/​mail.png}} klicken, wird Ihnen der Inhalt der E-Mail angezeigt. Zusätzlich öffnet sich das Fenster //Thread//, das Ihnen den Verlauf einer E-Mail-Korrespondenz darstellt.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_posteingang.png?​
 +
 +Table 6.2. Icons im Fenster Posteingang
 +| {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​mail-new.png}} |zeigt eine ungelesene Nachricht an |
 +| {{figure:​icons_papaya:​16x16:​items:/​mail.png}} |zeigt eine gelesene Nachricht an |
 +| {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​mail-open.png}} |wird angezeigt, wenn Sie die E-Mail öffnen |
 +| {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-high.png}} |E-Mail hat hohe Priorität |
 +| {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-highest.png}} |E-Mail hat höchste Priorität |
 +
 +=== Fenster E-Mails versenden ===
 +
 +Das Fenster //E-Mails versenden //öffnet sich, wenn Sie im Menü //​Nachrichten //auf //E-Mails versenden //klicken. Das Submenü entspricht dem Postausgang. Das Fenster //E-Mails versenden //ist genauso aufgebaut wie das Fenster //​Posteingang//​.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_e-mails_versenden.png?​}}
 +
 +=== Fenster Papierkorb ===
 +
 +Das Fenster //​Papierkorb //öffnet sich, wenn Sie im Menü //​Nachrichten //auf //​Papierkorb //klicken. Es zeigt Ihnen gelöschte E-Mails. Das Fenster //​Papierkorb //ist genauso aufgebaut wie das Fenster //​Posteingang//​.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_papierkorb.png?​}}
 +
 +==== Bearbeitungsmenü ====
 +
 +=== Aufgabe hinzufügen und bearbeiten ===
 +
 +Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​aufgabe_hinzu.png}} können Sie neue Aufgaben für Ihre Mitarbeiter erstellen. Sie müssen der Aufgabe mindestens einen Titel vergeben und einem Mitarbeiter zuweisen, weitere Angaben sind nicht zwingend.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_aufgabe_hinzu.png?​}}
 +
 +== So erstellen Sie eine neue Aufgabe ==
 +
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​aufgabe_hinzu.png}}. Die Fenster //​Aufgabenliste //und //Aufgabe hinzufügen //öffnen sich.
 +  - Geben Sie Titel und Kommentar ein und wählen Sie den Empfänger der Aufgabe aus dem Drop-down-Menü neben //Erstellen für//.
 +  - Geben Sie unter //​Seiten-ID//​ die ID der Seite ein oder klicken Sie auf {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​page-created.png}} neben dem Feld, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen sich, in dem Sie die Seite auswählen können.
 +  - Klicken Sie auf **Hinzufügen**. Die Aufgabe wurde an den Mitarbeiter gesendet.
 +
 +== So bearbeiten Sie eine Aufgabe ==
 +
 +  - Klicken Sie im Menü //​Nachrichten//​ auf //​Aufgaben//​. Die Fenster //​Aufgabenliste //und //Aufgabe hinzufügen //öffnen sich.
 +  - Klicken Sie im Fenster //​Aufgabenliste //auf die Aufgabe, die Sie ändern möchten. Das Fenster //Aufgabe bearbeiten //öffnet sich.
 +  - Ändern Sie die Einstellungen.
 +  - Klicken Sie auf **Ändern**. Die Aufgabe wurde geändert und an den Mitarbeiter gesendet.
 +
 +Table 6.3. Details zum Fenster Aufgabe hinzufügen und Aufgabe bearbeiten
 +| Titel |Überschrift der Aufgabe |
 +| Kommentar |kurze Nachricht an den Mitarbeiter |
 +| Seiten-ID |Seite, die bearbeitet werden soll |
 +| Erstellen für |Empfänger der Aufgabe |
 +| Deadline |Datum und Uhrzeit bis wann die Aufgabe bearbeitet sein soll |
 +| Priorität | Die Priorität kennzeichnet die Abfolge von Aufgaben. ​   normal ​ high: die Aufgabe wird mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-high.png}} gekennzeichnet ​ urgent: die Aufgabe wird im Fenster //​Aufgabenliste//​ mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-highest.png}} gekennzeichnet |
 +| Status | Der Status kennzeichnet den aktuellen Stand der Bearbeitung. ​   normal: die Aufgabe wird im Fenster //​Aufgabenliste//​ mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​sign-info.png}} gekennzeichnet ​ urgent: die Aufgabe wird im Fenster //​Aufgabenliste//​ mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​sign-warning.png}} gekennzeichnet ​ overdue: die Aufgabe wird im Fenster //​Aufgabenliste//​ mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​sign-problem.png}} gekennzeichnet |
 +
 +=== Aufgabe weiterleiten ===
 +
 +Sie sehen die Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_aufgabe.png}} erst, wenn Sie im Fenster //​Aufgabenliste//​ eine Aufgabe ausgewählt haben. Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_aufgabe.png}} können Sie eine Aufgabe weiterleiten,​ um viele Aufgaben möglichst gleichmäßig auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_weiterleiten_aufgabe.png?​}}
 +
 +== So übertragen Sie eine Aufgabe an einen Mitarbeiter ==
 +
 +  - Klicken Sie im Menü //​Nachrichten //auf //​Aufgaben//​. Die Fenster //​Aufgabenliste //und //Aufgabe hinzufügen //öffnen sich.
 +  - Klicken Sie im Fenster //​Aufgabenliste //auf die Aufgabe, die Sie weiterleiten möchten.
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_aufgabe.png}}. Das Fenster //​Weiterleiten an //öffnet sich.
 +  - Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü einen Mitarbeiter aus.
 +  - Klicken Sie auf **Weiterleiten**. Die Aufgabe wurde einem anderen Mitarbeiter zugewiesen.
 +
 +=== Aufgabe löschen ===
 +
 +Sie sehen die Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​aufgabe_loeschen.png}} erst, wenn Sie im Fenster //​Aufgabenliste//​ eine Aufgabe ausgewählt haben. Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​aufgabe_loeschen.png}} entfernen Sie eine Aufgabe, die Sie erledigt haben. Die Aufgabe ist dann nicht mehr im Fenster //​Aufgabenliste//​ sichtbar.
 +
 +== So entfernen Sie eine Aufgabe ==
 +
 +  - Klicken Sie im Menü //​Nachrichten //auf //​Aufgaben//​. Die Fenster //​Aufgabenliste//​ und //Aufgabe hinzufügen//​ öffnen sich.
 +  - Klicken Sie im Fenster //​Aufgabenliste //auf die Aufgabe, die Sie löschen möchten.
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​aufgabe_loeschen.png}}. Ein Fragedialog öffnet sich.
 +  - Bestätigen Sie den Fragedialog mit **Löschen**. Die Aufgabe wurde gelöscht und ist im Fenster //​Aufgabenliste //nicht mehr sichtbar.
 +
 +=== Nachricht erstellen ===
 +
 +Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​nachricht_erstellen.png}} können Sie mit Ihren Mitarbeitern Nachrichten innerhalb von papaya CMS austauschen oder Aufgabe abstimmen. Nachrichten werden sowohl intern als auch per E-Mail an die Benutzer versendet.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_nachricht_erstellen.png?​}}
 +
 +== So senden Sie eine E-Mail ==
 +
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​nachricht_erstellen.png}}. Die Fenster //​Adressbuch //und //Neue Nachricht //öffnen sich.
 +  - Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü des Fensters //​Adressbuch//​ den Empfänger der Nachricht und klicken Sie auf **An hinzufügen**. Der Empfänger wird im Fenster //Neue Nachricht// eingetragen.
 +  - Wählen Sie weitere Empfänger aus, die Sie in BCC oder CC setzen, indem Sie auf **BCC hinzufügen** oder **CC hinzufügen** klicken. Die Empfänger werden im Fenster //Neue Nachricht// eingetragen.
 +  - Geben Sie einen Betreff ein und schreiben Sie die E-Mail.
 +  - Klicken Sie auf **Senden**. Die E-Mail wurde gesendet.
 +
 +Table 6.4. Details zum Fenster Neue Nachricht
 +| An |Empfänger der E-Mail |
 +| CC |Empfänger einer Kopie der E-Mail ​ jeder Empfänger kann die anderen Empfänger der E-Mail sehen |
 +| BCC |Empfänger einer Blindkopie der E-Mail ​ die Empfänger können nicht sehen, wer die E-Mail noch bekommen hat |
 +| E-Mail an Absender |Ja: Sie erhalten eine Kopie der E-Mail ​ Nein: Sie erhalten keine Kopie der E-Mail |
 +| Betreff |Betreffzeile der E-Mail |
 +| Priorität | Die Priorität kennzeichnet die Wichtigkeit einer E-Mail. ​   normal ​ high: E-Mail wird mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-high.png}} gekennzeichnet ​ urgent: E-Mail wird mit {{figure:​icons_papaya:​16x16:​status:/​priority-highest.png}} gekennzeichnet |
 +
 +=== Nachricht beantworten ===
 +
 +Sie sehen die Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​antwort.png}} erst, wenn Sie im Fenster //​Posteingang //eine E-Mail ausgewählt haben. Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​antwort.png}} können Sie E-Mails beantworten,​ welche die vorhergehende E-Mail-Korrespondenz im Textfeld beinhaltet.
 +
 +{{figure:​menues:/​nachrichten_f_neue_nachricht.png?​}}
 +
 +<WRAP center round info 60%>
 +Das Fenster //Neue Nachricht //der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​antwort.png}} ist identisch mit dem Fenster //Neue Nachricht //der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​nachricht_erstellen.png}}. Weitere Informationen zum Fenster //Neue Nachricht //finden Sie in Kapitel [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​table_neue_nachricht|Nachricht erstellen]].
 +</​WRAP>​
 +
 +== So beantworten Sie eine E-Mail ==
 +
 +  - Wählen Sie im Fenster //​Posteingang //die E-Mail, die Sie beantworten wollen. Der Inhalt der E-Mail wird angezeigt.
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​antwort.png}}. Die Fenster //​Adressbuch //und //Neue Nachricht //öffnen sich.
 +  - Schreiben Sie die E-Mail.
 +  - Klicken Sie auf **Senden**. Die E-Mail wurde gesendet.
 +
 +=== Nachricht weiterleiten ===
 +
 +Sie sehen die Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_nachricht.png}} erst, wenn Sie im Fenster //​Posteingang //eine E-Mail ausgewählt haben. Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_nachricht.png}} können Sie den Inhalt der E-Mail anderen Mitarbeitern zugänglich machen.
 +
 +<WRAP center round info 60%>
 +Das Fenster //Neue Nachricht //der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_nachricht.png}} ist identisch mit dem Fenster //Neue Nachricht// der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​nachricht_erstellen.png}}. Weitere Informationen zum Fenster //Neue Nachricht //finden Sie in Kapitel [[Handbuch:​06. Menügruppe Allgemein:​02 - Menü Nachrichten - E-Mails versenden und Aufgaben übertragen#​table_neue_nachricht|Nachricht erstellen]].
 +</​WRAP>​
 +
 +
 +== So können Sie eine E-Mail weiterleiten ==
 +
 +  - Wählen Sie im Fenster //​Posteingang//​ die E-Mail, die Sie weiterleiten wollen. Der Inhalt der E-Mail wird angezeigt.
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​weiterleiten_nachricht.png}}. Die Fenster //​Adressbuch //und //Neue Nachricht //öffnen sich.
 +  - Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü des Fensters //​Adressbuch //den Empfänger der Nachricht und klicken Sie auf **An hinzufügen**. Der Empfänger wird im Fenster //Neue Nachricht //​eingetragen.
 +  - Wählen Sie weitere Empfänger aus, die Sie in BCC oder CC setzen, indem Sie auf **BCC hinzufügen **oder **CC hinzufügen **klicken. Die Empfänger werden im Fenster //Neue Nachricht //​eingetragen.
 +  - Klicken Sie auf **Senden**. Die E-Mail wurde weitergeleitet.
 +
 +=== Nachricht löschen ===
 +
 +Sie sehen die Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​loeschen_nachricht.png}} erst, wenn Sie im Fenster //​Posteingang //oder im Fenster //E-Mails versenden //eine E-Mail ausgewählt haben. Mit der Funktion {{figure:​bearbeitungsmenue:/​loeschen_nachricht.png}} werden E-Mails nicht direkt gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben. Erst wenn sich eine E-Mail im Papierkorb befindet, können Sie sie endgültig löschen.
 +
 +== So entfernen Sie eine E-Mail ==
 +
 +  - Klicken Sie im Menü //​Nachrichten//​ auf //​Posteingang//​ oder //E-Mails versenden//​. Das Fenster //​Posteingang //oder das Fenster //E-Mails versenden //öffnet sich.
 +  - Wählen Sie im Fenster //​Posteingang //oder im Fenster //E-Mails versenden //die E-Mail aus, die Sie löschen möchten. Der Inhalt der E-Mail wird angezeigt.
 +  - Klicken Sie im Bearbeitungsmenü auf {{figure:​bearbeitungsmenue:/​loeschen_nachricht.png}}. Die Nachricht wurde in den Papierkorb verschoben.
  
handbuch/06._menuegruppe_allgemein/02_-_menue_nachrichten_-_e-mails_versenden_und_aufgaben_uebertragen.txt · Zuletzt geändert: 2014/04/11 10:53 (Externe Bearbeitung)